درسنامه آموزشی ارتباط مؤثر هنرستان

برخی از شایستگی‌هایی که در این پودمان به‌دست می‌آورید:

- کسب مهارت در شناسایی انواع مکاتبات و نامه‌های اداری و توانایی در نگارش و تنظیم آنها به نحوی مطلوب و شایسته.
- آشنایی با معنا و انواع آراستگی‌ها و کسب مهارت در رعایت این آراستگی‌ها در ظاهر و باطن خویش.
- کسب مهارت در شناسایی علائم و نشانه‌های «زبان بدن» و استفادۀ مناسب و به جا از آنها برای داشتن ارتباطی مؤثر.
- آشنایی با برخی از کاربردهای «زبان بدن» در قرآن و مهارت در به کار بردن و رعایت آنها.
- کسب مهارت در حفظ حریم شخصی خود و دیگران و جداسازی آن از حوزه‌های اجتماعی و عمومی.
- کسب مهارت در فراگیری اصول و فنون مذاکرۀ درست و اصولی و مهارت در به کار بردن آنها برای حفظ حقوق خود و دیگران.

درس 23: مکاتبات اداری

به هر گونه ارتباط کتبی یا نمایش اطلاعات عددی و رقمی (دیجیتال) که بین دو یا چند طرف رد و بدل شود «مکاتبه» می‌گویند. مکاتبه ممکن است در قالب نامه، رایانامه (ایمیل)، پیام‌های متنی، صوتی، یادداشت‌ها و غیر آنها باشد. مکاتبه بیشترین اهمیت خود را در کسب‌وکار دارد، زیرا از آن به عنوان یک نقطۀ مرجع برای بازیابی پرونده‌های معلق یا مجهول استفاده می‌شود.

انواع مکاتبات اداری

1- نامه: نوشته‌ای است حاوی مطالب اداری (یک یا چند موضوع) که برای تبادل اطلاعات و نظرات، اعلام خواسته‌ها یا پیگیری و اطلاع از اقدامات انجام شده بین دو یا چند مرجع درون یا برون اداره مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2- بخشنامه: مطلبی است مکتوب که جنبۀ عمومی دارد و از طرف مقام مسئول و ذی‌صلاح به منظور آگاهی یا اجرا برای واحدها و کارکنان ذی‌نفع یا ذی‌ربط ارسال می‌گردد.
3- دستورالعمل: مکاتبه‌ای است که طی آن، مراحل اجرای کار و مسئولیت واحدهایی از اداره که هماهنگی آنها به منظور دستیابی به اهداف خاص ضروری است، تعیین و از سوی مقام بالاتر برای اجرا ابلاغ می‌گردد.
4- آئین نامه: نوشته‌ای است که راه و روش و چگونگی اجرای یک مصوبه یا یک تصمیم را بیان می‌نماید.
5- تقاضانامه: نوشته‌ای است که در آن تقاضا یا خواسته‌ای از شخص حقیقی یا حقوقی بیان شده باشد.
6- پیش‌نویس: نوشته‌ای به شکل مکاتبۀ نهایی که به منظور تأیید یا اظهارنظر و اصلاحات احتمالی به مقام بالاتر ارائه می‌شود.
7- نسخۀ بایگانی (مینوت): نسخه‌ای از نوشتۀ اصلی است که توسط اقدام‌کننده و ردۀ بالاتر پیش امضا (پاراف) می‌شود و در پرونده بایگانی می‌گردد.
8- حکم: مطلبی است که از سوی مقام بالاتر، به منظور اجرا به افراد یا واحدهای زیردست ابلاغ می‌گردد و ممکن است شفاهی یا کتبی باشد.
9- پیوست: مدرکی است که امکان وارد کردن آن در متن نامه نیست و بر اساس ضرورت، همراه نوشتۀ اصلی ارسال می‌گردد.
10- ضمیمه: اگر پیوست نوشته نیز دارای پیوست باشد به آن ضمیمه گویند.

نامه‌های اداری

نامه در اصطلاح، عبارت است از مکاتبه‌ای که با هدفی معین و مشخص بین اشخاص حقیقی یا حقوقی به منظور برقراری ارتباط، مبادله می‌گردد. واژگان دیگری نیز در نوشتار اداری مطرح می‌شود که عبارت‌اند از:

1- دستخط:

دستخط یا دست نوشته عبارت است از نوشته‌ای که توسط شخص نوشته می‌شود و در ادارات، همانند یادداشت، برای تسریع در کارها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در ادارات قدیم به علت نبودن ماشین‌های تایپ، نامه‌ها توسط مستوفیان و دبیران نوشته می‌شد و صاحب منصبان آنها را امضا می‌کردند. در برخی موارد نیز برای بیان اهمیت و اعتبار، صاحب منصبان خودشان نامه را تحریر و امضا می‌کردند.

2- مکتوب:

به طور کلّی به هر نوشته‌ای «مکتوب» می‌گویند. از جمله به تمامی نوشتارهای اداری (مانند صورت جلسات، صورت حساب‌ها، گزارش‌ها، نامه‌ها، یادداشت‌ها، احکام، دستورالعمل‌ها، اساس نامه‌ها، آیین نامه‌ها، دفاتر اداری و سایر نوشتارهای مرسوم در ادارات).

برای نامه‌های اداری، ویژگی‌هایی تعریف شده است که بر اساس آنها می‌توان به یک نامه، عنوان «نامه اداری» اطلاق کرد. ویژگی‌هایی که باعث شناخته شدن نامه‌های اداری از سایر انواع نامه‌ها می‌گردند عبارت‌اند از: داشتن شماره، تاریخ، عنوان واحدهای گیرنده و فرستنده، موضوع، نام و عنوان امضاکننده و در نهایت امضای نامه توسط شخص باصلاحیت.

انواع نامه‌های اداری

نامه‌های اداری به شکل‌های مختلف و با کاربردهای متفاوتی در نظام اداری جریان دارند. از این رو برای بررسیِ بهتر این نامه‌ها می‌توان آنها را از دو دیدگاه «ماهیت کار» و «سطوح ارتباطی» تقسیم‌بندی نمود و سپس در تنظیم عنوان‌های آنها به ضوابط یادشده پرداخت.

نامه‌های اداری از دیدگاه ماهیت کار

نامه‌های خبری:

نامه‌هایی که به واسطۀ آنها نتیجه یا آغاز و پایان کاری اطلاع داده می‌شود، مانند اطلاع‌رسانی افتتاح یک واحد جدید.

نامه‌های بازدارنده:

نامه‌هایی که از انجام کاری یا بروز حادثه‌ای به طور موقت یا دائم جلوگیری می‌کنند، مانند هشدار نشتی گازها در یکی از واحدها.

نامه‌های هماهنگی:

نامه‌هایی همانند بخشنامه‌ها که به منظور هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه می‌شوند، مانند اجرای قوانین یکسان برای هماهنگی دو واحد.

نامه‌های دستوری یا درخواستی:

نامه‌هایی که در آنها ارتباط عمودی حاکم است. مانند درخواست از مقام بالا و یا دستور مافوق به کارمند زیردست.

نامه‌های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی

نامه‌های خارجی مانند:
- نامه به یک ادارۀ دیگر؛
- نامه به یک شخص حقیقی.

نامه‌های داخلی مانند:
- نامه بین دو واحد همسطح؛
- نامه از واحد بالاتر به واحد پایین‌تر؛
- نامه از واحد پایین‌تر به واحد بالاتر؛
- نامۀ یک کارمند به واحد اداری؛
- نامۀ واحد اداری به کارمند.

نقش و آثار ارتباط در امور اداری

نقش نامه‌های اداری در سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست آن بسیار مؤثر است. بدین معنا که با کوچک‌ترین اشتباهی در نگارشِ یک نامه ممکن است فرصت و منافع سازمان از بین برود. مثلاً رسا بودن مطلب، زیبایی نوشتار و رعایت نکات نگارشی ممکن است سبب ارتقای مالی، اداری و معنوی سازمان و کارمندان شود. به هر حال، کیفیت نامه‌های اداری و رعایت نکات فوق در آنها، در پیشبرد اهداف سازمان یا اداره، دارای اثرات زیر است:

1- اثرات مالی 2- اثرات حقوقی 3- راهنمایی آیندگان برای ادارۀ امور 4- تاریخ‌ها و قضاوت‌ها 5- مستندسازی.

اجزای نامۀ اداری

نامۀ اداری از پنج بخش زیر تشکیل می‌‌شود: سرلوحه، عناوین نامه، (گیرنده، فرستنده و موضوع)، متن نامه، امضای نامه و گیرندگان رونوشت که بدون هر یک از این بخش‌ها، نامۀ اداری ناقص خواهد بود.

سرلوحۀ نامه: بخش بالایی نامۀ اداری است که در آن آرم الله، عبارت جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت خانه و مؤسسه یا سازمان، بسمه تعالی، شماره، تاریخ و پیوست آمده است.

عناوین نامه: عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه در این بخش قرار دارند.

متن نامه: مهم‌ترین بخش نامه و در واقع، شرح مطالبی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می‌شود و در حقیقت بیانگر «هدف نامه» است.

امضای نامه: رکن اساسی هر نامه امضای نامه است، چرا که بدون آن، نامه سندّیت ندارد. مسئولیت اصلی محتویات نامه بر عهدۀ امضاکنندۀ نامه است که نام و نام خانوادگی و سِمَت او در پایان و سمت چپ نامه قرار دارد.

گیرندگان رونوشت: گیرندگان رونوشت برای اطلاع واحدهای سازمانی و اشخاصی است که موضوع نامه به آنها مربوط است. محل آن پایین‌تر از امضای نامه و در سمت راست می‌باشد.

اندازه و ابعاد نامه: نامه‌های اداری بر اساس میزان محتوای نامه در دو قَطع کوچک و بزرگ انتشار می‌یابد (A4 و 5A).

درس 24: آراستگی

آراستگی چیست و چه انواعی دارد؟ آیا آراستگی با مقبولیت و پذیرفته شدن ارتباط دارد؟ محیط زیست و محیط کار آراسته چگونه محیطی هستند؟ انسان‌های آراسته چه ویژگی‌هایی دارند؟ آیا شما انسان‌های آراسته و محیط‌های آراسته را دوست دارید و خواهان ارتباط مؤثّر و سازنده با آنها هستید؟

معنای آراستگی و انواع آن

«آراسته» در لغت، یعنی زینت داده شده، منظم و مرتب، شاد و آباد و آراستگی یعنی زیبا ساختنِ با «افزایش» و پیراستگی یعنی زیبا ساختنِ با «کاهش».

مثلا، به زیبا ساختن در و دیوار با رنگ آمیزی و زیبا ساختنِ گفتار با صدق و راستی «آراستن»، گفته می‌شود، همان‌طور که به مرتب ساختن و زیباسازی موها با کوتاه کردن و اصلاح یا به زیبا ساختن کلام و گفتار با زدودن دروغ از آن «پیراستن» گفته می‌شود. پس آراستگی و پیراستگی هر دو به یک معنا و دو روی یک سکّه‌اند.

آراستگی ظاهر

هرگاه ظاهر بدن و لباس انسان و محیط زندگی و کار او آراسته به زیبایی‌ها و کمالاتی باشد که با چشم سر دیده شود به گونه‌ای که سبب جذب افراد و بَهجت و سرور آنها شود، به آن، «آراستگی ظاهر» گفته می‌شود. نمونه‌های این نوع آراستگی عبارت‌اند از:

- شست‌وشو، اصلاح و شانه زدن موها؛
- کوتاه کردن ناخن‌ها، تمیز بودن و نظافت مرتب دهان و دندان‌ها و خوش بو ساختن بدن؛
- مرتب و تمیز بودن لباس‌ها و کفش‌ها؛
- جمع آوری، بازیافت، یا دفع بهداشتی زباله‌ها و پسماندهای خانگی، صنعتی و بیمارستانی؛
- چیدمان درست و منظم ابزار و وسایلِ کار و منزل در قفسه‌ها و محل‌های مناسب؛
- رعایت بهداشت و نظافت محیط کار و زندگی؛
- کاشت گل، گیاه و درخت و ایجاد فضای سبزِ مطلوب در محیط کار و زندگی، خیابان‌ها و پارک‌ها؛
- رنگ آمیزی مطلوب و مناسب سالن‌ها، اتاق‌ها، کلاس‌ها، در و پنجره‌ها و سایر قسمت‌های محیط کار و زندگی.

این نوع آراستگی‌ها باعث افزایش اعتماد به نفس افراد، بالا رفتن ارزش و احترام آنها نزد دیگران و مقبولیت و پذیرش آنها از سوی دیگران می‌شود. همچنین، رعایت آراستگی در محیط کار و زندگی موجب افزایش بازدهی کار، شادابی و نشاط افراد، رعایت نظم و افزایش سطح رضایت‌مندی خود و دیگران می‌شود و در شرایط برابر، افرادی که دارای ظاهر آراسته‌تری در محیط کار و زندگی هستند، شانس بالاتری برای ارتقای شغلی خود دارند.

آراستگی باطن

هر گاه افکار، عقاید و اخلاق و رفتار انسان، آراسته به زیبایی‌ها و کمالاتی باشد که آن زیبایی‌ها و کمالات نه با چشم سر بلکه از راه آثار و نتایج آنها و از طریق بینش و بصیرت درک شود، «آراستگی باطن» حاصل شده است. نمونه‌هایی از این نوع آراستگی عبارت‌اند از:

- پیراسته شدن فکر انسان از جهل، غفلت، خرافه، تعصب کور، کوتاه نظری و...، و در مقابل، آراسته‌شدن آن به نور علم، دانش و بصیرت.
- پیراسته شدن عقیدۀ انسان از کفر، شرک و نفاق و در مقابل آراسته شدن آن به توحید ناب و خالص.
- پیراسته شدنِ اخلاق و رفتار انسان از رذایل و زشتی‌های اخلاقی مانند خیانت، دروغ، جُبن، عجله، ظلم، تکبّر، زیاده‌خواهی، حرص، بی‌تابی و بی‌قراری و ... و در مقابل آراسته شدن آن به فضایل و زیبایی‌های اخلاقی مانند وفای به عهد و پیمان، صدق و راستی، شجاعت، عدالت، تواضع، قناعت، صبر و بردباری و ... .

این نوع آراستگی سبب می‌شود که چشمِ انسان حقیقت‌بین شود و خیانت نکند، گوش او شنوای سخن حق شود و جز حق نشنود، زبان انسان دروغ نگوید، تهمت نزند و غیر سخن حق را جاری نسازد، دست و پای انسان نلغزد و فقط برای یاری حق و دفاع از مظلوم و کسب رزق و روزیِ حلال حرکت کند و در نهایت، همان‌گونه که در مورد آراستگی ظاهر گفته شد، قطعاً به طریق اَولی، آراستگی باطن نیز سبب صحّت، سلامت، دوام، اصلاح و توسعۀ همۀ روابط انسان‌ها و در همۀ عرصه‌های چهارگانه می‌شود.

یکی از مصادیق آراستگی‌های ظاهر و باطن را می‌توان در دوران دفاع مقدس و در نزد رزمندگان اسلام به خوبی مشاهده نمود. از یک سو رزمندگان ما هیچ وقت از استحمام، غسل، وضو، مسواک و استعمال بوی خوش عطر در آن شرایط دشوار جبهه و جنگ غافل نبودند و همواره از سنگر و لباس آنها بوی خوش عطر محمدی به مشام می‌رسید (توجه به آراستگی ظاهر). از سوی دیگر این عزیزان با صبر و مقاومت، وحدت و همدلی، شجاعت بی نظیر، نمازها و نیایش‌های خالصانه و ایمان استوار خود، به استقبال از «اِحدَی الحُسنَیَیْن» (یکی از دو نیکی: پیروزی یا شهادت) می‌شتافتند (آراستگی‌های باطنی).

جا دارد توجه به آراستگی در ظاهر و باطن از سوی رزمندگان عزیز آن دوران مقدس، در همۀ عرصه‌های زندگی و برای همۀ مردم خصوصاً جوانان و نوجوانان امروز ما الگویی ماندگار و کاربردی باشد.

اهمیت و ضرورت آراستگی

آراستگی چه در ظاهر و چه در باطن، سبب توسعۀ روابط پایدار، مؤثّر، سازنده و خَلاّق بین انسان و خدا، انسان و طبیعت، انسان و خود و انسان و دیگر مردم است.

آراستگی انسان در همۀ انواع آن، در اولین برخورد دیگران با او و نوع برداشت و تصوّری که دیگران از او و نوع رابطه‌ای که با او خواهند داشت، بسیار مؤثر است. بنابر این جا دارد هر کس برای بهره‌مندی از رابطه‌ای سازنده و خلاق در همۀ عرصه‌های چهارگانه به ویژه ارتباط با دیگران، خود را از همۀ رذایل و زشتی‌ها، پیراسته کند تا زمینه و بسترِ آراسته شدن او به همۀ فضایل و زیبایی‌ها فراهم شود.

رابطۀ متقابل بین آراستگی ظاهر و آراستگی باطن

ظاهر و رفتار هر کس، نشان‌دهندۀ باطن و اندیشۀ اوست و از سوی دیگر، باطن و افکار هر کس، زیربنا و سازندۀ ظاهر و رفتار اوست، مثلا کسی که در اعمال و رفتار خود نظم و برنامه‌ریزی دارد، معلوم می‌شود که در باطن و اندیشه نیز زیباگرا و خوش فکر است. از سوی دیگر، رفتارهای ظاهری و بیرونی فرد نیز به تدریج بر باطن، اندیشه و اخلاق او تأثیرگذارند و روحیۀ او را تغییر می‌دهند.

بنابراین، همان طور که ظاهر بدن و محیط زیست و کار انسان باید با زیبایی‌های ظاهری آراسته گردد، فکر و دل انسان نیز که خانۀ خداست، باید با زیبایی‌ها و کمالات معنوی آراسته گردد. زیرا همان‌گونه که خداوند زیبا، زیباآفرین و زیبادوست است، مخلوقات او نیز زیبا هستند و انسان به عنوان بزرگ‌ترین آیت الهی و خلیفۀ خدا روی زمین، نه تنها همواره به زیبایی و آراستگی گرایش دارد بلکه به زیباآفرینی، خلّقیت و آفرینشِ انواع هنرها اقدام می‌کند.

آراستگی پوشش و لباس

پوشش و لباس افراد، همیشه و در هر حالت مخصوصاً در محیط کار و هنگام حضور در اجتماع، باید به لحاظ نظافت، رنگ، جنس، طرح، اندازه و غیر اینها، مرتب، چشم نواز و آراسته باشد. این امر ممکن نیست مگر آنکه پوشش و لباس با جنسیت، سن و سال، دین و فرهنگ، زمان و مکان استفاده و کار و شغل افراد متناسب باشد. مثلا لباس یک خانم کارمند با لباس یک آقای کارمند متفاوت است، همان طور که نوع لباس و پوشش فرد مسلمان با غیرمسلمان، یا نوع لباس یک خانم لُر با خانم بلوچ، عرب یا کُرد متفاوت است. همچنین، لباس خلبان، مکانیک، ورزشکار، آشپز و غیر اینها در محیط کار با یکدیگر متفاوت است، و یا رنگ لباس تکنسین اتاق عمل با رنگ لباس پرستار، و یا رنگ لباس یک هنرجو در زمین ورزش با لباس او در کارگاه یا کلاس درس بسیار متفاوت است.

امّا مهم‌تر از اینها، توجه به کیفیت پوشش و لباس، از جمله بدن‌نما نبودن، تنگ یا گشاد نبودن غیرمتعارف، پاک و مباح بودن (یعنی نجس نباشد و از پول حرام تهیه نشده باشد) و نیز پوشش کامل بدن در حدّ عقل و شرع مخصوصاً در محیط کار و حضور در اجتماع است که باید دقیقاً رعایت شود. در غیر این صورت و با رعایت نشدن این اصول و تناسب‌ها، به جای اینکه لباس سبب زینت و زیبایی، پوشش، حفاظت، احترام و وقار برای افراد شود، موجب ریا و خودنمایی، جلب توجه دیگران، غفلت از کار و تمسخر دیگران می‌شود و در نهایت انسان را از مسیر کمال و سعادت و ارتباط موثّر و سازنده با خدا و مردم محروم می‌سازد.

آراستگی در محیط

آراستگی در محیط، شاملِ آراستگی در خانه (خانواده)، مدرسه، محیط کار و جامعه است. آراستگی محیط با هدفِ رعایتِ ایمنی و بهداشت، افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌ها، ارتقای کیفیت محصولات، پیشگیری از خرابی‌ها و مواردی از این قبیل به کار برده می‌شود و دارای پنج اصل زیر است:

1- پاکیزه‌سازی:

پاکیزه‌سازی محیطِ کار شامل موارد زیر است:

- جمع‌آوری و تحویل زباله‌ها به مراکز بازیافت یا دفع بهداشتی آنها؛
- نظافت و پاک‌سازی ابزار و وسایل کار؛
- چیدمان مرتب و منظم ابزار و وسایل در قفسه‌ها و در محل مناسب و…

هرگاه این موارد انجام شد، محیط کار به فضایی آراسته، جذّاب و چشم‌نواز تبدیل می‌شود.

2- سازماندهی:

سازماندهی در عام‌ترین مفهوم، عبارت است از نظم دادن به کلیۀ اجزای محیط، جهت رسیدن به اهداف. در این مرحله باید وسایل غیرضروریِ هر قسمت را تعیین کرد و آنها را از وسایل موردنیاز و ضروری جدا ساخت. در این مرحله، وسایل باقی مانده باید به گونه‌ای در محیط باشند که به راحتی در دسترس قرار گیرند و دارای ظاهری آراسته باشند.

3- مرتب چیدن وسایل:

پس از جدا کردن وسایل ضروری از غیرضروری و دورکردن غیرضروری‌ها از محیط، آنچه باقی می‌ماند باید در وضعیتی سامان یافته و مرتب استقرار یابد. هدف از اجرای این مرحله، «استقرار منظم و مرتب اشیاست به گونه‌ای که اشیای موردنیاز در زمان و به مقدار موردنظر در دسترس باشد.» نتیجۀ اجرای این اصل، دستیابی سریع به آنهاست.

4- استانداردسازی:

هدف از این اصل، اجرای برنامه‌هایی به منظور حفظ و نگه داری نتایجی است که از پیاده‌سازی اصول اول تا سوم به دست آمده است. در اجرای این اصل، اصول مهندسی و رعایت برخی استانداردها مفید خواهد بود. برای پیاده‌سازی این اصل لازم است علائمی عام مانند علائم راهنمایی و رانندگی وضع و اجرا شود. این علائم را همه باید به سادگی درک و فهم کنند و گیج‌کننده نباشند.

5- انضباط کاری:

انضباط در این مفهوم، مساوی با تغییر عادت‌های نادرست و ایجاد عادت‌های مطلوب است. سازمان‌یافتگی و انضباط، چیزی است که شما در ارتش و پادگان‌های نظامی می‌توانید نشانه‌های ظاهری آن را به خوبی ببینید. پرداختن به ظواهر و زیباسازی فضا و تمرین‌های مختلف مربوط به رعایت نظم، زمان و آمادگی برای رویارویی با حوادثی چون آتش‌سوزی و زلزله و تدوین دفترچه‌های راهنما از فعالیت‌های مهم این مرحله است.

درس 25: (زبان بدن)

زبان بدن چیست؟ زبان بدن در برقراری ارتباط چه کاربردی دارد؟

به انتقال پیام‌های غیرکلامی میان افراد که توسط اعضای بدن و حرکات چهره، انجام می‌گیرد «زبان بدن» می‌گویند. با این زبان فرد از طریق رفتارهای فیزیکی خود بدون آنکه صحبت کند، قادر است با دیگران ارتباط برقرار نماید. زبان بدن در مذاکرات و در زندگی کاری و شخصی نقش مؤثر دارد و با شناخت آن می‌توان موفق‌تر ظاهر شد.

چشم‌ها

مالش چشم

گاهی اوقات فردی که چشمش را با انگشت اشاره مالش می‌دهد نشانۀ آن است که قصد فریب و نیرنگ دارد. البته این موضوع صددرصد نیست بلکه یک علامت است. از آن جایی که فرد دروغگو می‌خواهد تماس دیداری را قطع کند، به دنبال بهانه است و به این طرف و آن طرف نگاه می‌کند. این حرکتِ غیرارادی بیانگر آن است که فرد قصد دروغ یا فریب دارد.

چشمان بسته

هنگامی که فرد، چشم خود را طولانی‌تر از چشم بر هم زدن متعارف می‌بندد، می‌خواهد با این حرکت، بی‌میلی خود را از ادامۀ ارتباط با طرف مقابل نشان دهد.

نگاه خیرۀ شدید

این حرکت نشانۀ حالت تهاجمی، سلطه جویانه و تهدید آمیز در فرد است.

ابروهای گره خورده

پدید آمدن شیار بین دو ابروی فرد دلالت بر اضطراب، درد، ترس یا ترکیبی از این حالت‌ها دارد.

برقراری ارتباط چشمی در محیط

در برقراری ارتباط چشمی کاربردهای زیر دنبال می‌شود:

1- هنگامی که فرد، با استفاده از نگاه خیره و مستقیم بر روی چشم طرف مقابل نگاه کند، خود را جدی نشان می‌دهد و بیان می‌کند که هدف او انجام دادن کار است. اما هنگامی که به صورت خیره به پایین چشمان طرف مقابل خود نگاه کند به معنای تمایل شخص برای ایجاد رابطۀ دوستانه و غیررسمی است.

2- در برخوردهای تجاری 70 تا 80 درصد از زمان، صرف ارتباط چشمی می‌شود. کمتر از این مقدار نشان‌دهندۀ خستگی و نداشتن اعتماد به نفس است.

3- ابتدای گفت‌وگو و مکالمۀ با دیگران بهترین زمان برای برقراری ارتباط چشمی است. در هنگام خداحافظی نیز حفظ این ارتباط چشمی موجب می‌شود تا تصویر ذهنی مثبتی از فرد در ذهن طرف مقابل باقی بماند.

دهان

خنده، وضع و حالتی در صورت است که در برقراری ارتباط بسیار مؤثّر است. خنده می‌تواند بیانگر احساسات و حالات درونی خوشایند مانند شادی، علاقه، ادب و آرامش و یا ناخوشایند مانند هیجان، نگرانی، تمسخر و ... باشد ولی بیشتر در ایجاد محیطی مثبت و دلپذیر در ارتباطات مؤثّر است.

خندۀ زورکی (غیرواقعی)

نیشخند کنترل می‌شود و تا چشم‌ها گسترش نمی‌یابد. این حالت نشان‌دهندۀ نداشتن صداقت در ارتباط است.

تبسم با دهان گشوده

در این حالت دندان‌های بالا نمایان می‌شود و به شخصی که با شما گفت‌وگو می‌کند می‌فهمانید که تمایل دارید با او بیشتر آشنا شوید.

تبسم با لب‌های بسته

این نوع از خندیدن جهت ادای احترام و نشان دادن ادب و نزاکت است.

انواع خندیدن و مفهوم آن

استفاده از نوع خندۀ مناسب و صحیح می‌تواند در هنگام برقراری ارتباط، محیطی صمیمی و مثبت را به وجود آورد.

- خندۀ ساده با شدت کم: در این نوع خندیدن گوشه‌های دهان به میزان کمی عقب کشیده می‌شود. این نوع خندیدن نشان‌دهندۀ اطمینان نداشتن و شک و تردید است و به گون‌های حاکی از روابط غیردوستانه است.

- خندۀ ساده و شدید: در این نوع خندیدن لب‌ها از هم فاصله می‌گیرند و قسمت کوچکی از دندان‌های فوقانی دیده می‌شود. این نوع خندیدن، دلگرمی و اطمینان را نشان می‌دهد و بهترین نوع خنده برای کسانی است که به دنبال برقراری ارتباط مناسب با آنها هستید.

- خندۀ بالا با شدت کم: لب‌ها با دندان‌های پایین اتصال برقرار می‌کنند. فقط دندان‌های فوقانی دیده می‌شوند. ارسال پیام همراه با این نوع خنده نسبت به خندۀ ساده و شدید اثری قوی‌تر، مطمئن‌تر و دوستانه‌تر دارد.

- خندۀ بالا با شدت بالا: در این نوع از خندیدن دندان‌های فوقانی بیشتر دیده می‌شوند و شکاف دهان عریض‌تر می‌شود. از این نوع خنده برای معاشرت با دوستان نزدیک و همکاران و مشتریانی که مدت زمان طولانی با آنها در ارتباط هستیم استفاده می‌شود.

حالت‌های نشستن و مفهوم آنها

درس 26: زبان بدن (2)

کاربرد زبان بدن در قرآن

استفاده از زبان بدن در قرآن مخصوصاً آیات مربوط به قیامت تجلّی و نمود آشکارتری دارد و حقیقت حال و وضع افراد را به وضوح بیان می‌کند. زیرا آیات قرآن، بیانگر حقیقت هر عمل و نتیجۀ آن است و از آنجایی که بین هر عمل و آثار و نتایج آن یک رابطۀ حقیقی برقرار است نه رابطه‌ای اعتباری و موقّتی، پس آنچه را که قرآن بیان می‌کند، حقیقت جریانات و افعال انسان‌هاست نه صرف یک گزارش که ممکن است مطابق با واقع باشد یا نباشد. از جمله خداوند می‌فرماید: «آن روز چهره‌هایی خرّم و شاداب‌اند و به پروردگار خود می‌نگرند و چهره‌ایی در آن روز عبوس‌اند زیرا می‌دانند عذاب شکننده‌ای در پیش دارند». همچنین حال ابرار و نیکان را این‌چنین توصیف می‌کند: «در چهره‌هایشان طراوت و خرّمیِ نعمت را می‌یابی». و در آیات دیگری به روشنی حالاتِ افسوس، اندوه و ندامت اهل جهنم را بیان می‌کند از جمله می‌فرماید: «و به یاد آر روزی که ستمگر پشت دست‌های خود را به دندان می‌گزد و می‌گوید ای کاش همراه پیامبر راهی را (به سوی خدا) پیش می‌گرفتیم». و نیز در جای دیگر می فرماید: «تبه‌کاران به سیمایشان شناخته می‌شوند».

همچنین قرآن کریم در موارد زیادی به نقش و تأثیر زبان بدن در روابط بین انسان‌ها در دنیا و استفادۀ صحیح از آن تأکید کرده و می‌فرماید :«از مردم [با نخوت و غرور] چهره برمتاب و در زمین با تکبر راه مرو» و در جای دیگر می‌فرماید :«بندگان خدای رحمان کسانی‌اند که روی زمین به فروتنی راه می‌روند و هرگاه جاهلان به آنها خطاب‌های ناروا کنند [با کرامت و بزرگواری] سلام گویند و درگذرند.

و در خصوص نحوۀ راه رفتن دختران حضرت شعیب (ع) می‌فرماید :«پس یکی از آن دو دختر در حالی که از روی شرم و حیا گام بر می‌داشت نزد وی (نزد موسی (ع)) آمد». از این‌گونه کاربردهای زبان بدن در قرآن بسیار است که مجال بیشتر برای طرح آنها در این درس فراهم نیست.

کاربرد زبان بدن در حمل و نقل

زبان بدن میهماندار هواپیما در برخورد با مسافران

نحوۀ راه رفتن:

بدن راست و همراه با لبخند و ارتباط چشمی باشد. همچنین شانه‌ها راحت و راه رفتن آرام و محکم باشد، در هنگام برگشت و صحبت با مسافر، حتماً لبخند و ارتباط چشمی جهت انتقال حسی مطلوب حفظ شود. از قوز کردن و تند راه رفتن نیز خودداری شود.

نحوه نشستن:

بدن راست باشد و لبخند و تماس چشمی حفظ شود و از تکان دادن بیش از حدّ اعضای بدن خودداری شود و...

بهترین حالت‌های یک راننده در موقعیت‌های مختلف

- راننده باید تماس چشمی خود را به جلو و اطراف خودرو کاملاً حفظ کند.
- با تسلط، فرمان خودرو را در اختیار خود داشته باشد.
- با لبخند خود به مسافران آرامش دهد.
- برای ارتباط با دیگران به جای بوق زدن از حرکات دست و سر استفاده کند.
- در ترافیک و حوادث پیش‌بینی نشده خونسردی خود را حفظ کند.
- و ...

زبان بدن در حسابداری

یک حسابدار برای جذب ارباب رجوع یا تأثیرگذاری بر مدیر در هنگام جلسۀ اداری، باید موارد زیر را رعایت کند:

1- ارتباط چشمی خود را دائماً حفظ کند. 2- لبخند بزند. 3- اشیای روی میز را جابه‌جا نکند. 4- صاف، محکم و باوقار بنشیند و بایستد. 5- هنگامی که بر روی صندلی نشسته است زیاد تکان نخورد و خود را بی قرار جلوه ندهد و…

زبان بدن در مهدکودک

مربی مهدکودک باید مشاهده‌گر باشد و به زبان بدن خود و کودکان توجه کرده و موارد زیر را رعایت کند:

تماس چشمی: زمانی که کودکان مضطر باند و احساس گناه می‌کنند قادر به ارتباط مستقیم چشمی نیستند و با نگاه کردن به اطراف خود با مربی ارتباط برقرار می‌کنند. مربی می‌تواند از طریق تماس چشمی به کودکان محبت کند و ابراز احساسات خود را به آنها نشان دهد.

شیوۀ تنفس: شیوۀ تنفس کودکان، اطلاعات دقیقی از آنها به مربی می‌دهد. برای مثال زمانی که عصبانی یا آشفته باشند کوتاه و تند و در زمان آرامش، بلند و جدا جدا نفس می‌کشند.

حالت چهره: اکثر حالات چهره معنای روشنی دارند. به طور مثال چهرۀ درهم می‌تواند نشان دهندۀ ترس، نگرانی یا آشفتگی و یک لبخند نشان دهندۀ خوشحالی و سرور باشد.

در آغوش گرفتن مربی توسط کودک: این حالت می‌تواند به این معنا باشد که کودک نسبت به مربی خود احساس خوبی دارد اما ممکن است به معنی ترس یا احساس ناامنی نیز باشد. حتی ممکن است احساس تأسّف از کاری باشد که کودک قبلاً انجام داده است.

زبان بدن در تربیت بدنی

در ردیفی از رشته‌ها و حرفه‌ها، خصوصاً حوزۀ ورزش، زبان بدن بخشی اصلح و لازمی از تکالیف درسی و حرفه‌ای شاغلین در آن حرفه را تشکیل می‌دهد. داوران و برگزارکنندگان مسابقات عمدتاً به این بخش (زبان بدن) می‌پردازند و با اجرای آن حرکات، بازیکنان، مربیان و سایر عوامل اجرا متوجه می‌شوند که چه باید انجام بدهند.

بهترین مدل نشستن هنرجو در برابر والدین، هنرآموزان، مدیر و...

یکی از موارد زبان بدن، استفاده از آن برای نشان دادن احترام و ادب در مقابل دیگران از جمله والدین، هنرآموزان، مدیر و دیگر مسئولان هنرستان است. زبان بدن در نحوۀ صحیح برخورد کردن با دیگران، به شما کمک می‌کند.

- صاف و راست بنشینید. کمر راست و شانه‌ها به عقب باشد.
- هرگز پاها را روی هم نیندازید، این نحوۀ نشستن در برابر یک مسئول یا مقام بالاتر از ما نشان بی‌احترامی است.
- در هنگام برخاستن از روی صندلی، به سمت جلو صندلی حرکت کنید و با صاف کردن پاها برخیزید.
- از تکان دادن بیش از معمول گردن و دست و پا تا حد امکان خودداری کنید و به جای این کار، تمام بدن خود را به سمت دلخواه بچرخانید.
- تبسم بر لب داشته باشید.
- در مجالس هرگز پای خود را به سمت دیگران دراز نکنید.

حریم شخصی

آیا شما به حریم شخصی دیگران احترام می‌گذارید؟ آیا توقع دارید که دیگران به حریم شخصی شما احترام بگذارند؟

حریم شخصی یا حریم خصوصی، قلمرویی از زندگی فرد است که هر کس انتظار معقول دارد دیگران بدون رضایت او وارد آن نشوند یا به اطلاعات آن قلمرو دسترسی نداشته باشند. به عبارت دیگر، هر نوع سؤال و پرس‌وجو در زمینۀ اطلاعات زندگی خصوصی، افکار، عقاید، احساسات و روش‌های زندگی که فرد مایل نباشد این اطلاعات را در اختیار دیگران بگذارد و موجب آزار و رنجیدگی‌اش می‌شود، حریم خصوصی او محسوب می‌شود. حریم شخصی افراد حوزه‌هایی به شرح زیر دارد:

1- حوزه اختصاصی

در هر خانواده‌ای یک حریم و حوزۀ اختصاصی وجود دارد که حوزۀ آسایش و آرامش والدین است و در ساعاتی از شبانه روز هیچ کس حتی فرزندان آنها نیز بدون اجازه حق ورود به آن را ندارند. این حوزه، حوزۀ خواب و استراحت والدین است که خداوند متعال در آیات 58 و 59 سورۀ نور با ظرافت و دقتی مثال زدنی آن را برای حفظ عفت خانواده‌ها معرفی فرموده است.

2- حوزۀ صمیمیّت

فرد از این حوزه که مهم‌ترین حوزۀ خصوصی است، به گونه‌ای حفاظت می‌کند که گویی بخشی از وجود اوست. تنها کسانی که از نظر عاطفی با وی نزدیک باشند مجازند به این حوزه وارد شوند. این افراد عبارت‌اند از والدین، همسر، فرزندان، خواهران و برادران. کسانی هم به فاصلۀ دورتر در این حوزه قرار می‌گیرند، مانندِ دوستان و بستگان نزدیک. اما همین افراد هم باید با اذن و اجازه وارد این حریم شوند. همان گونه که خداوند در سوره نور آیۀ 27 می‌فرماید :«ای کسانی که ایمان آورده‌اید به خانه‌هایی که متعلق به شما نیست داخل نشوید مگر آنکه آشنایی دهید و اجازه خواهید و بر اهل آن سلام کنید. این برای شما بهتر است باشد که پند گیرید».

3- حوزۀ دوستی

این حوزه، فاصلۀ فرد را در ارتباطات غیررسمی و بیرون از منزل، محیط‌های اداری، کارکردهای اجتماعی و همایش‌های دوستانه محفوظ نگه می‌دارد.

4- حوزۀ کاری

حوزۀ کاری، حوزه‌ای است که فرد در آن، فاصلۀ خود را با دیگران حفظ می‌کند. افرادی از قبیل لوله‌کش، نجّار، پستچی، مغازه‌دار محل، کارمندان جدید در محیط اداری و ... در این حوزه قرار می‌گیرند.

5- حوزۀ عمومی

هنگامی که با گروه زیادی از افراد ارتباط برقرار می‌کنیم و به نوعی با آنها در تعامل هستیم، وارد حوزۀ عمومی ارتباط شده‌ایم. مانند حوزۀ بازار، خیابان و ...

درس 27: اصول و فنون مذاکره (1)

برای اجرای یک مذاکرۀ خوب چه اقداماتی لازم است؟ آیا شما تا کنون با کسی مذاکره‌ای داشته‌اید؟

مذاکره مهم‌ترین و رایج‌ترین وسیلۀ برقراری ارتباط بین انسان‌هاست. اولین تجربۀ انسان برای مذاکره، در خانواده آغاز می‌شود و به جامعۀ جهانی ختم می‌گردد. انسان‌ها با هم مذاکره می‌کنند تا برای تأمین نیازهای خود و به عبارت دیگر تأمین منافع مشروع خود به توافق برسند. ارتباط، روزبه‌روز گسترده‌تر می‌شود و مذاکره، یک ابزار برقراری ارتباط مؤثّر در زندگی است.

مذاکره

مذاکره، فرایندی است گفت‌وگو محور و متمرکز بر موضوعی مشخص که برای حل اختلاف یا رسیدن به منافع مشترک در بین افراد و گروه‌ها انجام می‌گیرد، مشروط به اینکه منافع و رضایت طرفین را تأمین کند. خانواده، جامعه، صاحبان کسب‌وکارها و شرکت‌ها، سیاست‌مداران و امثال اینها معمولاً با ترتیب دادن «مذاکره» اهداف و منافع خود را دنبال می‌کنند.

انواع مذاکره: 

انسان‌ها و جوامع بشری اهداف و خواسته‌های گوناگون مادی و غیرمادی دارند. خواسته‌هایی که ممکن است به روابط کاری، عاطفی و ... مربوط شوند. «مذاکره» نقطۀ شروع و مقدمۀ دستیابی به این اهداف و خواسته‌هاست. انواع مذاکره عبارت‌اند از:

مذاکرۀ برد - باخت

این نوع مذاکره، زمانی انجام می‌شود که طرفین مذاکره درحال کشمکش هستند و هدف هر یک مغلوب ساختن طرف دیگر است. این نوع مذاکره، اغلب در موضوعات اقتصادی و سیاسی اتفاق می‌افتد و طرفین رفتارهای محافظه کارانه و وارونه‌ای از خود بروز می‌دهند.

مذاکرۀ باخت - باخت

حالتی از مذاکره است که در آن طرفین درگیر به علت پایین نیامدن از مواضع خود و نپذیرفتن شرایط یکدیگر، نتیجه نمی‌گیرند و زمان را بیهوده از دست می‌دهند. این نوع مذاکره اغلب بدون شناخت کافی طرفین از یکدیگر اتفاق می‌افتد و هیچ نتیجۀ مثبتی برای طرفین ندارد.

مذاکرۀ برد - برد

در این نوع مذاکره، هدف حل مسئله یا مشکلی است به صورت مشارکتی برای رسیدن به توافق و یا یافتن راه حلی که نفع طرفین مذاکره را در پی داشته باشد و معمولاً طرفین مذاکره در پایان به نتیجۀ قابل قبولی می‌رسند.

مذاکرۀ اصولی (معقول و منطقی)

هر مذاکره کننده، علاوه بر اینکه می‌خواهد در موضوع مورد مذاکره به توافق برسد، مایل است روابط کاری و انسانی خوبی نیز با طرف مقابل برقرار کند تا در آینده هم بتواند روابط خود را با او ادامه دهد. بنابراین طرفین به مذاکرۀ اصولی نیاز دارند. برقراری ارتباط برای رسیدن به توافق بر اساس راه‌حل‌ها و راهکارهایی که بر معیارهای قابل قبول استوار باشد و منافع طرفین را منصفانه تأمین نماید، «مذاکرۀ اصولی» نامیده شده است. در مذاکرۀ اصولی باید به چهار توصیۀ مهم (نمودار 2-27) توجه داشت.

چند توصیه برای مذاکرۀ اصولی

توجه به ارزش‌ها و فرهنگ اشخاص (اشخاص را از مسائل جدا کنید)

باید توجه داشت افرادی که با آنها در ارتباط هستید، ارزش‌ها، احساسات و دیدگاه‌های گوناگونی دارند. توجه به این تفاوت‌ها، روند مذاکره را بهبود می‌بخشد. بنابراین هرگز نباید به فرهنگ، قومیت و ارزش‌های دینی و ملی طرف مقابل توهین کرد یا آنها را نادیده گرفت چرا که این کار سبب رنجش و شکاف بیشتر بین طرفین می‌شود. همچنین در یک مذاکرۀ اصولی باید به ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری افراد توجه کرد نه به ویژگی‌های شخصی و ظاهری آنها. همان طور که امام علی (ع) می‌فرماید :«به گفتار نگاه کن نه به گوینده».

بر منافع تمرکز کنید نه بر مواضع

هدف مذاکره تأمین خواسته‌های طرفین است. تمام جزئیات را به دقت بیان کنید و تنها بر مواضع خود اصرار نورزید و انعطاف‌پذیر باشید. همچنین نشان دهید که بر منافع طرف مقابل نیز توجه دارید. باید با ذهن باز و دیدگاهی منطقی پشت میز مذاکره نشست و برای رسیدن به توافق مشترک به دنبال بهترین راه حل بود.

توجّه به حقّ انتخاب‌ها

برای دستیابی به راه‌حل‌های گوناگون ابتدا جلساتی میان دوستان برگزار کنید و بدون در نظر گرفتن معایب و انتقادات، ایده‌هایی را که به ذهن هر شخص می‌رسد یادداشت کنید. در مرحلۀ بعد از میان ایده‌های ثبت شده، ایدۀ برتر را انتخاب کنید و با دیدی انتقادی آن را بررسی و اصلاح کنید.

خداوند متعال در این مورد می‌فرماید :«پس بندگان مرا بشارت ده؛ همان‌هایی که به سخنان گوش فرا می‌دهند و بهترین آنها را پیروی می‌کنند. اینان‌اند که خدایشان هدایت کرده است و هم اینان‌اند خردمندان».

توجه به معیارها و موازین

باید در پی یافتن معیارهایی بود که طرفین را برای رسیدن به هدف مشترک که همان توافق عادلانه است یاری کند. برای رسیدن به این خواسته، باید برای گفته‌های خود دلیل بیاورید و برای دلایل طرف مقابل شنوندۀ خوبی باشید.

خداوند در این مورد می‌فرماید :«بگو دلیل خود را بیاورید اگر راست می‌گویید».

اهمیت مذاکره

- مذاکره مهم‌ترین و رایج‌ترین وسیلۀ برقراری ارتباط بین انسان‌هاست.
- انسان‌ها با یکدیگر مذاکره می‌کنند تا برای کسب منافعی نظیر ثروت، قدرت، حقوق و ... به توافق برسند.
- مذاکره چیزی را ایجاد و خلق می‌کند که هیچ یک از طرفین به تنهایی قادر به خلق آن نیستند.
- مذاکره، مشکل، نزاع و اختلاف عقیده بین طرفین درگیر را رفع می‌کند.
- مذاکره می‌تواند دشمنی‌ها و کدورت‌ها را به دوستی‌های گرم و صمیمی تبدیل کند و فاصله‌ها را از بین ببرد.

عناصر مذاکره

در هر مذاکره‌ای باید به سه عنصر حیاتی زیر توجه کرد:

1. اطلاعات: هر طرف مذاکره که درک و شناخت بیشتری از موضوع مذاکره داشته باشد، در روند مذاکره موفق‌تر است.
2. زمان: زمان عامل مهمی در انجام مذاکره است. هیچ وقت در تنگنایِ وقت مذاکره نکنید و اجازه ندهید که طرف مقابل احساس کند در تنگنای وقت هستید.
3. قدرت: هیچ وقت قدرت مذاکره کردن را به طرف مقابل واگذار نکنید.

چند توصیه برای مذاکرۀ موفق

- سؤال طرح کردن بهتر از حرف زدن است.
- در خلوت امتیاز بگیرید و در حضور دیگران امتیاز بدهید.
- گاهی با سکوت کردن می‌توان امتیازهایی گرفت که با حرف زدن، کسب آنها امکان‌پذیر نیست.
- اگر به صورت گروهی به مذاکره بروید فشار روانی کمتری به شما وارد می‌شود.
- مذاکره کنندۀ قوی می‌داند که تحت هر شرایطی باید به آخرین لحظات مذاکره توجه داشته باشد.
- هرگز انتظار طرف مقابل را بالا نبرید و وعده‌های عجیب ندهید.

درس 28: اصول و فنون مذاکره (2)

مهارت‌های مذاکره

افراد در برقراری ارتباط و برای رسیدن به نتیجۀ موردنظر در مذاکرات نیازمند آشنایی و به‌کارگیری مهارت‌های مذاکره هستند. مهارت‌های مذاکره در کاهش تعارضات و حل اختلافات بین طرفین مذاکره بسیار مؤثر است.

- آشنایی با فرهنگ‌ها
- برقراری ارتباط مؤثّر
- رعایت ادب و احترام
- فنّ بیان و سخنرانی
- زبان بدن
- حفظ آراستگی
- انتخاب محل مذاکره

آشنایی با فرهنگ‌ها

در مذاکره باید به فرهنگ و ویژگی‌های طرف مذاکره‌کننده توجه کرد. لذا قبل از مذاکره لازم است با موارد مرتبط با طرف مقابل به شرح زیر آشنا شویم:

ویژگی‌های فرهنگی و آداب و رسوم مانند پوشش و لباس، عادات غذایی، هدیه دادن و ...، رفتارها و علائق اجتماعی مانند علاقه به تیم ورزشی یا به گروه خاصّ اجتماعی و...، تعلقات صنفی، گروهی و طبقاتی مانند تولیدکنندگان، توزیع‌کنندگان و ... . این آمادگی‌های مقدماتی می‌تواند به شما در اجرای یک مذاکرۀ موفق کمک کند.

انتخاب محل مذاکره

بهترین محل برای مذاکره محلی است که بتوانید در آنجا کنترل خود را بر روند مذاکره به حداکثر برسانید. مذاکره‌کننده معمولاً محیط‌هایی را که باعث تقویت توانایی‌اش برای دستیابی به موفقیت در مذاکره می‌شود می‌شناسد. تعیین مکانی مناسب برای برگزاری جلسۀ مذاکره و استفاده از عواملی مانند فضای مناسب، نور کافی، تهویه، دمای مناسب، وسایل سمعی و بصری، راحتی صندلی و... می‌تواند در روند مذاکره ثمربخش واقع شود.

مکان موردنظر شما

مذاکره در محل موردنظر شما باعث افزایش توانایی شما در کنترل جلسه و مهار عواملی مانند خستگی و عوامل ناراحت‌کنندۀ فیزیکی دیگر می‌گردد. همچنین شما از امتیاز ارتباط سریع با مافوق برای مشورت و تهیۀ اطلاعات موردنیاز و احساس امنیت روحی بهره‌مند می‌شوید.

مکان موردنظر طرف مقابل

امکان دارد شما در محل کار یا مکان موردنظر طرف مقابل احساس راحت و آرامی نداشته باشید. در صورتی که چنان مکانی برای گفت‌وگو انتخاب شد باید با اعتماد به نفس و با آمادگی کامل و بدون اینکه تحت تأثیر قرار بگیرید، حرکات و طرز تفکر طرف مذاکره را دقیقاً مورد توجه قرار دهید. زیرا در این شرایط طرف مقابل، اغلب با برنامه‌ریزی دقیق وارد مذاکره می‌شود.

مکان بی‌طرف

گاهی پیش می‌آید که هیچ کدام از دو طرف در تعیین مکان یکی از طرفین برای برگزاری مذاکرات، به توافق نمی‌رسند، یا اینکه طرفین دربارۀ موضوعی اختلاف بسیار دارند. در این موارد توصیه می‌شود برای مذاکرات از یک محل بی‌طرف استفاده کنند.

رعایت احترام و ادب

یکی از مهارت‌های مهم در مذاکرات، رعایت ادب و حفظ احترام طرف مذاکره‌کننده است. بی احترامی و حرمت‌شکنی (در نحوة بیان مطلب، صدا زدن، نگاه کردن و ...) ممکن است برای مخاطب حالتی روانی به وجود آورد به طوری که دیگر سخنان گوینده را نپذیرد و در روند مذاکره نیز تأثیر منفی بگذارد. از این جهت رعایت ادب و احترام طرف مذاکره‌کننده باید مورد توجه قرار گیرد.

پیشنهاد در مذاکره

پیشنهاد دادن در مذاکرات برای موفقیت پیشنهاددهنده نقش اساسی دارد. از قبل می‌توانید تصمیم بگیرید که در پیشنهاد دادن اولین نفر باشید یا اینکه تصمیم دارید به پیشنهاد طرف مقابل جواب دهید.

نبایدهای مذاکره

در مذاکره باید به اصولی توجه داشت و آن اصول را برای اجرای یک مذاکرۀ خوب و پایداریِ ارتباط با طرف‌های مذاکره به‌ کار بست. نبایدهایی نیز در مذاکره وجود دارد که باید آنها را شناخت و تا حد امکان برای انجام دادن یک مذاکرۀ خوب با طرف مقابل از آنها اجتناب کرد.

خداوندا ای خالق سمیع و بصیر با تو عهد و پیمان می‌بندیم که:

1- در همه حال و در همۀ روابط چهارگانه خویش رضای تو را در نظر بگیریم و از امر و فرمان تو سرپیچی نکنیم.
2- طبیعت و همۀ اجزای آن را نعمت گران‌بهای تو برای خود و دیگران و نسل‌های آینده بدانیم و در حفظ و حراست از آن نهایت دقّت و تلاش را داشته باشیم و در بهره‌مندی از آن اسراف نورزیم و از مرز حق و عدل خارج نشویم.
3- در روابطمان با دیگران همواره خود را جای آنها قرار دهیم و آنچه را برای خود می‌پسندیم برای دیگران هم بپسندیم و آنچه را برای خود نمی‌پسندیم برای دیگران هم نپسندیم.
4- در همۀ روابطمان ضمن حفظ عزّت و کرامت خویش به عنوان خلیفۀ خدا روی زمین، سعی نماییم حقوق طبیعت و همۀ همنوعانمان را رعایت کنیم و ذرّه‌ای از مسیر حق و عدل خارج نشویم.

این عهدنامه را با دل نوشته‌های خود کامل کنید.